カタログハウス／月次決算を早期化／ペーパーレスで作業時間短縮（2022年9月15日号）

　カタログハウス（本社東京都、斎藤憶良社長）はこのほど、「ｉｎｖоｘ受取請求書」を導入して月次決算の早期化を実現した。紙でのやり取りを基本としていた業務フローを見直し、ペーパーレス化によって作業時間を短縮した。
　「ｉｎｖоｘ」の基本機能である、振込データ・仕訳データの自動生成に加え、ｐｒｉｎｇ法人送金で振込情報を連携したり、スキャンサービスを利用することで、月当たりの作業時間を２０時間削減した。
　導入によって経理への集約タイミングを早めた。遠方拠点で受け取った請求書は、メール取り込み機能を使いながら、各拠点の複合機でスキャンをするだけでアップロードが完了する。アップロードされた請求書は、クラウド上でいつでも検索ができ、都度コピーをする必要がない。
　その後データ化された情報は経理が画面上で確認して、承認を回せば仕訳データと、振込データが自動生成される。入力やコピーなど作業そのものがなくなった工程が多く、結果として作業時間の削減につながった。
　従来の請求書業務は、月末までに各拠点や部署に届いた請求書を、翌月１０日までに経理に送り、経理が内容を精査したら会計ソフトに入力するフローだった。
　全社分まとめて処理するため、経理に届いてからの作業ボリュームが大きいのはもちろん、取りまとめるのに時間がかかっていた。遠方にある拠点とは社内便を使って発送していたが、後から「やっぱりこれも追加です」といったこともあり、必ずしも毎月１０日から開始できるわけではなく、最終的な月次決算が締まるのは翌月下旬、または翌々月初になってしまうこともあった。